Optimice sus procesos y ahorre tiempo, espacio y costos importantes, además de cumplir con la ley.

La gestión de documentos consiste en un conjunto de prácticas y procedimientos utilizados en la administración de archivos dentro de una organización con el objetivo de organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, con CDM ofrecemos una serie de características dependiendo las necesidades de la organización como: Autenticación, Radicación unitaria y masiva, Digitalizador, Consultas, Transacciones de radicados, Administración, Estadísticas, Tablas de retención documental, Préstamo y Control del Documento, Envíos y Archivo Flujos y expedientes.

Gestión Documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos, es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos, a su vez permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminarse y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

• Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
• Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
• Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.
• Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema.
• Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.
• Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
• Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.
• Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la organización para una óptima gestión.
• Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la información.
• Mayor accesibilidad y sencillez con respecto a la documentación de la empresa.
• Mejor uso compartido, recurso para todos.
• Ahorro de gasto en copias, duplicados, etc
• Ahorro de tiempo y dinero
• Reducción de espacio de almacenamiento
• Menor necesidad de trasladar los documentos
• Uso racional de los recursos
• Mayor control de la gestión
• Mayor productividad
• Mejora en los procesos
• Mayor seguridad de los documentos

• Gestión de correspondencia y/o ventanilla de radicación

• Gestión de archivos electrónicos, Expedientes virtuales

• Gestión de archivo, préstamos documentales.

• Portal para PQRS + APP Android

• Parametrización de tablas de retención documentales

• Firmas Digitales

• Escalabilidad.

• Capacitación 

• Soporte.

• Actualizaciones de Software.

• 100% portable.

• Búsquedas ágiles por metadatos o por contenido de texto

• Autenticación externa / LDAP – Active Directory lista.

• Capa lógica: (API-REST), php 7.3, framework yii2 y módulos robustos de ciframiento.

• Interfaz gráfica: Angular 8.1, socket.IO, módulos robustos de ciframiento, node.js, crypto.js, auth2.

• Base datos: soporta las principales base de datos relacionales (Oracle, MS-SQL, PostgreSQL, MySQL/ MariaDB).

• Diseño Responsive.

• Desarrollo por capas MVC (Modelo, Vista, Controlador).

• Usuarios Ilimitados

• Interfaz gráfica web amigable e intuitiva.
• Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que genera imágenes de los documentos físicos en formato multi-tiff.
• Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, oficios, circulares, etc).
• Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en expedientes,
• Tipificar el documento (a partir de Tablas de Retención Documental).
• Ágiles búsquedas de documentos y expedientes (por fechas, usuarios, tipos de documentos, etc.).
• Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación y su parametrización para otros modelos.
• Generación de reportes de gestión.
• Recepción automática de documentos para radicación vía email.
• Envíos físicos con módulos para correos o couriers o vía email.
• Gestión de Archivos.
• Flujos Documentales (WorkFlow)