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Optimice sus procesos y ahorre tiempo, espacio y costos importantes, además de cumplir con la ley.

¨El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización¨

CDM Cloud Document Management

La gestión de documentos consiste en un conjunto de prácticas y procedimientos utilizados en la administración de archivos dentro de una organización con el objetivo de organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, con CDM ofrecemos una serie de características dependiendo las necesidades de la organización como: Autenticación, Radicación unitaria y masiva, Digitalizador, Consultas, Transacciones de radicados, Administración, Estadísticas, Tablas de retención documental, Préstamo y Control del Documento, Envíos y Archivo Flujos y expedientes.

¿Qué es Gestión Documental?

  

Gestión Documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos, es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos, a su vez permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminarse y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Objetivos del Sistema de Gestión Documental

  • Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
  • Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
  • Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.
  • Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema.
  • Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.
  • Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
  • Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.
  • Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la organización para una óptima gestión.
  • Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la información.
  • Mayor accesibilidad y sencillez con respecto a la documentación de la empresa.
  • Mejor uso compartido, recurso para todos.
  • Ahorro de gasto en copias, duplicados, etc
  • Ahorro de tiempo y dinero
  • Reducción de espacio de almacenamiento
  • Menor necesidad de trasladar los documentos
  • Uso racional de los recursos
  • Mayor control de la gestión
  • Mayor productividad
  • Mejora en los procesos
  • Mayor seguridad de los documentos

Solución a la medida de cualquier empresa o entidad de gobierno

• Gestión de correspondencia y/o ventanilla de radicación

• Gestión de archivos electrónicos, Expedientes virtuales

• Gestión de archivo, préstamos documentales.

• Portal para PQRS + APP Android

• Parametrización de tablas de retención documentales

• Firmas Digitales

• Escalabilidad.

• Capacitación 

• Soporte.

• Actualizaciones de Software.

• 100% portable.

• Búsquedas ágiles por metadatos o por contenido de texto

• Autenticación externa / LDAP – Active Directory lista.

• Capa lógica: (API-REST), php 7.3, framework yii2 y módulos robustos de ciframiento.

• Interfaz gráfica: Angular 8.1, socket.IO, módulos robustos de ciframiento, node.js, crypto.js, auth2.

• Base datos: soporta las principales base de datos relacionales (Oracle, MS-SQL, PostgreSQL, MySQL/ MariaDB).

• Diseño Responsive.

• Desarrollo por capas MVC (Modelo, Vista, Controlador).

• Usuarios Ilimitados

Características Principales de la Gestión Documental

  • Interfaz gráfica web amigable e intuitiva.
  • Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que genera imágenes de los documentos físicos en formato multi-tiff.
  • Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, oficios, circulares, etc).
  • Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en expedientes,
  • Tipificar el documento (a partir de Tablas de Retención Documental).
  • Ágiles búsquedas de documentos y expedientes (por fechas, usuarios, tipos de documentos, etc.).
  • Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación y su parametrización para otros modelos.
  • Generación de reportes de gestión.
  • Recepción automática de documentos para radicación vía email.
  • Envíos físicos con módulos para correos o couriers o vía email.
  • Gestión de Archivos.
  • Flujos Documentales (WorkFlow)

Contenido del sitio web

Repositorio general de información

Módulos para diferentes tipos de organización

Repositorio general de información

 Los sistemas de gestión documental sirven como repositorio central para todos los documentos importantes de la organización. De esta forma posteriormente se pueden acceder, ver, cambiar y compartir.

Seguridad de los documentos

Módulos para diferentes tipos de organización

Repositorio general de información

El  sistema de gestión documental permite proteger la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un control de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.

Módulos para diferentes tipos de organización

Módulos para diferentes tipos de organización

Módulos para diferentes tipos de organización

 Se espera que la mayoría de los procesos de negocios impliquen comunicación tanto interna (departamento a departamento) como externa (terceros). Algunas personas crearán los documentos; otros revisarán, aprobarán y finalmente enviarán los archivos.

Parametrizable

Cumple con la Normatividad

Módulos para diferentes tipos de organización

¿Vas a tener una venta especial por las festividades o una oferta semanal? Promuévela aquí para que tus clientes puedan verla y aprovechen la oportunidad.

Disminuye el uso de papel

Cumple con la Normatividad

Cumple con la Normatividad

¿Abriste un nuevo local, cambiaste la decoración de la tienda o añadiste un nuevo producto o servicio? Cuéntaselo a la gente.

Cumple con la Normatividad

Cumple con la Normatividad

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Los clientes tienen preguntas, tú tienes respuestas. Muestra las preguntas más frecuentes, para el beneficio de todos.

Capacidades de búsqueda avanzada

Capacidades de búsqueda avanzada

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 Contacta un Ingeniero de Proyectos y podrás disfrutar de toda nuestra solución de Gestión documental

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